Propojení aplikací MS Office při tvorbě dokumentů hromadné korespondence

Zpracovala Ing. Lucie Vrbová

Použité klávesové zkratky

Ctrl+F9 - vložení pole

Shift+F9 - přepnutí zobrazení aktuálního pole

Alt+F9 - přepnutí zobrazení všech polí v dokumentu

F9 – aktualizuace označených polí

Štítky s obrázky

Zdrojové soubory
   zdroj hromadné korespondece
   zdrojové obrázky
   nádled výsledného dokumentu

Obsah cvičení

Využití hromadné korespondence pro načítání různých polí
Použití polí IncludePicture k načítání obrázků
Sloučení dokumentů a jejich tisk

Postup

V následujícím textu si představíme postup pro vytvoření štítků na nádobky s kořením, kde bude kromě názvu koření i jeho obrázek. Obrázky do štítků budou automaticky načítány (jsou uloženy jako samostatné soubory).

Postup sestává z následujících kroků:

Spustíme hromadnou korespondenci (karta Korespondence - Spustit hromadnou korespondenci - vybereme Štítky)
Vybereme dodavatele štítků Avery A4/A5 – typ 6092
Nyní použijeme zdrojový soubor, kde máme připravené názvy koření. Na kartě Korespondence - Spustit hromadnou korespondenci - Vybrat příjemce zvolíme Použít existující seznam a použijeme soubor hk_koreni_zdroj.docx .
Postavíme se kurzorem do prvního štítku a pomocí volby Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole - Název na katrě Korespondence se nám v prvním štítku objeví zástupný symbol «název». Název můžeme dle svého vkusu naformátovat jiným typem písma apod. (např. písmo Brush Script MT, velikost 22 bodů, zarovnání odstavce na střed)
Do dalšího řádku / odstavce ve štítku vložíme pole IncludePicture (karta Vložení - Text - Rychlé části - Pole, nebo Ctrl+F9 a zapsat ručně). Pokud se nám k poli vložil i atribut \* MERGEFORMAT, můžeme jej smazat (slouží pro zachování formátu textu při aktualizaci - my budeme vkládat obrázky, takže nic takového nepotřebujeme).
{ INCLUDEPICTURE }
Do připraveného pole IncludePicture vnoříme další pole If True.
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE } }
Do vnořeného pole dále zapíšeme celou cestu k adresáři s obrázky - např. C:\temp\hk_koreni_obrazky.
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE C:\temp\hk_koreni_obrazky\} }
Za cestu k adresáři s obrázky vnoříme slučovací pole s názvem obrázku - to je druhé pole, které jsme načetli ze zdrojového dokumentu hk_koreni_zdroj.docx. Vložení slučovaního pole provedeme obdobně, jako jsme to udělali u pole název - karta Korespondence - Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole - Obrázek.

{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE C:\temp\hk_obrazky\ { MERGEFIELD obrázek } } }
Aby se obrázky správně načítaly, musíme dát celou cestu i název obrázku do uvozovek, v adrese nesmí být žádná mezera (s výjimkou mezi MERGEFIELD a obrázek.
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE "C:\temp\hk_obrazky\{MERGEFIELD obrázek}" } }
Nakonec ještě vložíme přepínač, který určuje, že bude obrázek pouze propojen - \d.
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE "C:\temp\hk_obrazky\{MERGEFIELD obrázek}" } \d }
Pomocí příkazuz karty Korespondence - Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole - Aktualizovat štítky provedeme načtení polí do dalších štítků a jejich aktualizaci.
Pomocí klávesové zkratky Alt+F9 přepneme zobrazení všech polí v dokumentu.
Pro náhled první strany štítků zvolíme tlačítko Náhled výsledků na kartě Korespondence.
Pokud jsme s náhledem výsledku spokojeni, zvolíme na kartě Korespondence příkaz Dokončit - Dokončit a sloučit - Upravovat jednotlivé dokumenty. Výsledný dokument by mohl vypadat např. takto .

Diplom

Zdrojové soubory
hlavní dokument hromadné korespondece
zdrojové soubory Excel a Access

Obsah cvičení

Připojení zdrojů dat z aplikací Access, Excel, Word k dokumentu aplikace MS Word
Pravidlo Pokud ... pak ... jinak
Úprava kódů polí MERGEFIELD (přepínač formátu data a času)
Připojení dat pomocí technologie DDE
Úprava zdroje hromadné korespondence v původní aplikaci (Excel, Access) pro zajištění správnosti dat v hromadné korespondenci

Postup

Dokument diplom.xlsx napojíme na data uložená v databázi Accessu diplom_zdroj.accdb nebo v sešitu Excelu diplom_zdroj.xlsx - jde o stejná data.
Místo slov ohraničených hranatými závorkami vložíme slučovací pole stejných názvů.
Po zobrazení výsledků zjistíme, že se u výkonu (čas, za jak dlouho uběhl závodník trať) zobrazuje AM/PM a datum konání závodu se zobrazuje v anglickém tvaru.
Je potřeba ošetřit způsob, jakým se data mezi aplikacemi přenášejí. To je možné několika způsoby - viz následující text.

Úprava formátu čísel v polích

S nutností upravovat formát pole se setkáme u datumu a času, dále také u měny, procent, počtu desetinných míst, ale i vlastního formátu čísla. Při napojení dokumentu hromadné korespondence na zdroj dochází k načítání dat v podobě, v jaké jsou uložena ve zdrojovém souboru, ne v jaké jsou zobrazena.

Úpravu formátu lze vyřešit třemi různými způsoby.

1. Úprava kódů polí

Do kódu pole napíšeme formát, v jakém se má číslo vypisovat, je-li číslem např. datum a chceme, aby se vypisovalo ve tvaru 1. března 2009, dopíšeme do kódu pole přepínač \@ "D. MMMM YYYY". Výsledné pole hromadné korespondence, kdy je sloupec ve zdrojovém souboru pojmenován datum bude mít tvar: { MERGEFIELD datum \@ "D. MMMM YYYY" }. Do zobrazení kódu vloženého pole se lze přepnout klávesovou zkratkou Shift+F9 nebo volbou Přepnout zobrazení polí z místní nabídky. Zástupné znaky, které lze použít pro definování formátu lze nalézt např. na stránkách Microsoftu - číslo, datum a čas.

2. DDE (dynamická výměna dat)

Jde o protokol pro výměnu dat mezi aplikacemi MS Windows – při načítání tímto způsobem je zachován formát z původního zdroje. Při otevření napojeného souboru, či napojování souboru na jiný budeme dotázáni na technologii. Aby se objevilo dialogové okno pro volbu technologie, je potřeba toto nastavit v Možnostech aplikace Word - Upřesnit - Obecné - Při otevírání
potvrdit převod formátu souboru.

Při otevírání napojeného zdroje dat jsme poté dotázáni na volbu formátu. Zde je v dialogovém okně potřeba zaškrtnout Zobrazit vše.

Pro zachování formátu v případě zdroje sešitu Excel vybereme Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls), v případě databáze MS Access – Databáze MS Access pomocí rozhraní DDE (*.mdb; *.mde). V obou případech je tento způsob funkční i pro výstupy MS Office 2007.

3. Úpravou zdrojových dat

Pokud máme například ve zdrojové tabulce Excelu sloupec datum, můžeme si pro potřeby načítání dat v jiných aplikacích vytvořit další, pomocný, sloupec, kde data převedeme na text v požadovaném formátu. K tomu v Excelu dobře poslouží funkce HODNOTA.NA.TEXT (v angl. verzi TEXT), v případě že máme zdroje v databázi Accessu jde o funkci FORMAT.